W systemie istnieje możliwość zaksięgowania faktury związanej z księgowaniem zakupu towarów i usług spoza Polski jednym wpisem.
W tym celu po stronie kosztów należy przejść do zakładki Koszty/Faktury kosztowe, kliknąć przycisk Dodaj wydatek i wybrać jeden z szablonów kosztowych w zależności od transakcji jakiej dokument dotyczy.
KPiR
1. W przypadku WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) jeśli zakup towaru w KPiR ma być ujęty w kolumnie 10 "Zakup materiałów i towarów" to należy wybrać szablon Zakup materiałów i towarów.
2. W przypadku WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) jeśli zakup towaru w KPiR ma być ujęty w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" to należy wybrać szablon Artykuły biurowe i spożywcze a kategoria powinna być Materiały budowlane.
3. W przypadku Importu usług należy wybrać szablon Administracja IT zaś kategorię Pozostałe usługi.
Ryczałt
1. W przypadku WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) należy wybrać szablon Koszt ryczałt - ogólne a kategoria powinna być Zakup towarów i materiałów.
Zaksięgowanie kosztu do KPIR
Wcześniej wybrany szablon należy uzupełnić wprowadzając dane z faktury kosztowej. Podczas wpisywania danych w wierszu pozycja na fakturze w polu stawka VAT proszę wybrać NP (nie podlega). Dzięki temu wartość faktury zostanie uwzględniona w KPiR.
Zaksięgowanie podatku VAT naliczonego i należnego
W celu uwzględnienia prawidłowych wartości w rejestrze VAT podczas uzupełniania szablonu faktury zakupu istnieje możliwość zastosowania dodatkowego parametru Generuj odwrotne obciążenie. Parametr ten pojawi się w momencie, gdy w danych adresowych kontrahenta zostanie ustawiony kraj inny niż Polska.
Zaznaczenie parametru Generuj odwrotne obciążenie spowoduje wyświetlenie dwóch dodatkowych pól Data naliczenia VAT oraz Data odliczenia VAT. W polach tych należy oznaczyć miesiąc w którym podatek VAT powinien zostać ujęty w odliczeniu oraz naliczeniu.
W chwili zaksięgowania dokumentu pierwotnego utworzą się 2 faktury wewnętrzne (z tym samym numerem dokumentu oraz kontrahentem). Faktura wewnętrzna na naliczenie VAT-u wytworzy się w zakładce Fakturowanie/Faktury, natomiast na odliczenie VAT-u dokument zostanie wygenerowany w zakładce Koszty/Faktury kosztowe. W momencie cofnięcia zatwierdzenia, zatwierdzenia, stornowania albo usunięcia dokumentu pierwotnego to samo stanie się z fakturami wewnętrznymi, natomiast podczas edycji faktury wewnętrznej nie zmienią się dane na dokumencie pierwotnym.
W celu weryfikacji faktury wewnętrznej należy w zakładce Fakturowanie/Faktury lub w zakładce Koszty/Faktury kosztowe po lewej stronie ekranu w filtrze rodzaj dokumentu zaznaczyć Faktury wewnętrzne.
Dokument pierwotny po stronie kosztów należy zawsze wystawić ze stawką VAT- NP. Natomiast faktury wewnętrzne podczas generowania automatycznie zawsze mają ustawioną stawkę 23%, dlatego w przypadku jeżeli w Polsce dany towar lub usługa jest opodatkowana inną stawką VAT należy ręcznie zmienić VAT na dwóch dokumentach wewnętrznych, wybierając z listy odpowiednią stawkę podatku.