Weryfikacja dokumentów
Pełne zamknięcie miesiąca
Informacja kontrolna przed zamknięciem miesiąca
Weryfikacja dokumentów
Przed zamknięciem miesiąca należy zweryfikować wszystkie dokumenty dotyczące wybranego okresu rozliczeniowego. Tę czynność będzie można wykonać na jednym ekranie. W tym celu należy przejść do zakładki Księgowość online / Zamknij miesiąc i kliknąć przycisk Zweryfikuj dokumenty.
W widoku Zweryfikuj dokumenty można sprawdzić zapisy w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub w Ewidencji Przychodów (EP) razem z odpowiadającymi im zapisami w Rejestrach VAT sprzedaży i zakupu. Zapisy z KPiR/EP oraz w rejestrach VAT pokazują osobno każdą pozycję dokumentu sprzedaży lub zakupu.
W oknie KPiR/EP wskazane są numery dokumentu, data wystawienia, data sprzedaży, nazwa kontrahenta, opis pozycji, numer kolumny KPiR lub wstawka % w EP, kwota netto i kwota brutto dla poszczególnych pozycji.
Zapisy w Rejestrach VAT pokazują osobno każdą pozycję dokumentu sprzedaży lub zakupu. W tym oknie wskazane są: numer dokumentu, pozycja na liście, kod GTU, typ transakcji, kwota netto, kwota VAT, stawka VAT, kwota brutto, rodzaj rejestru (zakup lub sprzedaż).
Jeżeli na liście KPiR zostanie wybrana dana pozycja spowoduje to wyświetlenie danych dla wybranego dokumentu oraz odpowiadające im pozycje w Rejestrze VAT.
Po najechaniu kursorem na dokument, który posiada skan, pojawi się jego podgląd po lewej stronie. Dokument zostanie wyświetlony w nowej karcie po wciśnięciu Otwórz w nowej karcie.
Aby zweryfikować dokument należy kliknąć na wybraną pozycję.
Akcja Oznacz jako sprawdzone służy do oznaczenia dokumentów zweryfikowanych i zaksięgowanych jako sprawdzone. Dla dokumentów oznaczonych jako sprawdzone w zakładce Fakturowanie i Koszty będzie dodatkowy status: zaksięgowany i sprawdzony.
Akcja Oznacz do poprawy służy do dodawania komentarza do dokumentów sprawdzonych i zaksięgowanych, których nie możemy w tej chwili edytować. Po wybraniu tej opcji dostępny będzie formularz dodawania komentarza do dokumentu. Automatycznie dokument zostaje odksięgowany, a podczas jego edycji komentarz jest wyświetlany.
Akcja Edytuj służy do edycji dokumentów, które już są oznaczone jako kopia robocza. Po wybraniu tej akcji otwiera się dokument gotowy do edycji, który po wprowadzeniu zmian i jego zaksięgowaniu należy ponownie zweryfikować dokument.
Akcja Cofnij zatwierdzenie i edytuj służy do edytowania dokumentów już zaksięgowanych. Po wybraniu tej akcji otwiera się dokument gotowy do edycji. Po wprowadzeniu zmian należy ponownie zweryfikować dokument.
Pełne zamknięcie miesiąca
Wchodząc do zakładki Księgowość online/Zamknij miesiąc widoczne są do wykonania trzy kroki
Zweryfikuj dokumenty
Uruchom proces kontroli
Pełne zamknięcie miesiąca
Krok 1 - Zweryfikuj dokumenty przenosi do widoku ich weryfikacji jeżeli nie zostały zweryfikowane dokumenty w miesiącu, który chcemy zamknąć. Liczbę dokumentów do weryfikacji widać w kroku 1 w prawym górnym rogu. Jeśli liczba wynosi 0 wykonanie tego kroku nie jest wymagane do pełnego zamknięcia miesiąca.
Krok 2 - Uruchom proces kontroli, powoduje wygenerowanie deklaracji, rejestrów, dokumentów wewnętrznych niezbędnych do wykonania pełnego zamknięcia miesiąca.
Krok 3 - Pełne zamknięcie miesiąca, wyświetla informacje kontrolne dotyczące zamknięcia miesiąca. Po jej zatwierdzeniu poprzez akcję Zamknij miesiąc powoduje wykonanie przez system czynności opisanych statusami widocznymi pod tym krokiem.
Po wykonaniu pełnego zamknięcia miesiąca (krok 3) zmienia on nazwę na Miesiąc zamknięty, a pod nim widoczna jest dodatkowa opcja Zmiana statusu miesiąca na otwarty. W przypadku gdy otworzymy miesiąc pod przyciskiem Pełne zamknięcie miesiąca będzie widoczny przycisk Zamknij miesiąc. Przycisk ten będzie widoczny w przypadku, gdy nie wprowadzimy żadnych zmian w dokumentach księgowych.
Jeżeli zostały wprowadzone dodatkowe dokumenty do systemu to wymagane będzie uruchomienie procesu kontroli miesiąca oraz pełne zamknięcie miesiąca. Próba zamknięcia miesiąca bez kontroli miesiąca pojawi się ostrzeżenie mówiące, że proces kontroli miesiąca nie został uruchomiony.
Informacja kontrolna przed zamknięciem miesiąca
Informacja kontrolna zamykania miesiąca umożliwia:
zweryfikowanie statusu dokumentów, a więc czy istnieją jakieś niezaksięgowane faktury sprzedaży lub zakupu, czy istnieją niesprawdzone dokumenty
zweryfikowanie podsumowania KPiR/EP oraz pobrania ewidencji
zweryfikowanie PIT/PPE oraz pobrania deklaracji (w przypadku posiadania wspólnika wyświetlane są deklaracje firmy i każdego ze wspólników osobno)
zweryfikowanie VAT-7/VAT-7K/VAT-UE oraz pobrania deklaracji
zweryfikowanie rejestru VAT sprzedaży i zakupu
Jeżeli wszystkie dokumenty są sprawdzone i zostanie wybrana akcja Zamknij miesiąc system automatycznie wykona zamknięcie miesiąca i wyświetli statusy wykonania poszczególnych czynności.
W sekcji VAT-7/VAT-7K wyświetlane są tylko te pola z deklaracji, które są najważniejsze. W celu weryfikacji pozostałych należy pobrać deklarację.