Sposoby przesyłania dokumentów

Możliwe akcje w każdej zakładce

Zaksięgowanie skanów

Sposoby przesyłania dokumentów

Dzięki zakładce eSegregator mamy możliwość wprowadzenia faktury kosztowej na podstawie udostępnionego skanu lub pliku PDF. Dokumenty można udostępnić robiąc zdjęcia aplikacją mobilną, wysyłając dokumenty przez spersonalizowany adres mailowy lub za pomocą przycisku Wgraj skany. Szczegóły dotyczące wspomnianych możliwości można znaleźć w artykule: Sposoby przekazania faktur kosztowych w formie elektronicznej.


Możliwe akcje w każdej z zakładek

W zakładce Do zatwierdzenia znajdują się wszystkie dokumenty, które zostały wgrane do systemu niezależnie od sposobu ich przesłania. Możliwe są następujące akcje:

  • Zaakceptuj jako dokument księgowy - dokument zostanie przeniesiony do zakładki OCR i weryfikacja,
  • Akceptuj jako inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do Kosza (po upływie 60 dni skan jest automatycznie usuwany z kosza).
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.





W zakładce Dokumenty księgowe widoczne są dokumenty, które czekają na zaksięgowanie lub zostały już zaksięgowane. Możliwe akcje:

  • Wprowadź - po wybraniu przycisku system umożliwi zaksięgowanie dokumentu. 
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz. Dokument będzie widoczny przez 60 dni, po czym zostanie automatycznie usunięty.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.





W zakładce Inne znajdują się dokumenty które zostały oznaczone jako Inne. Można w tej zakładce przechowywać potwierdzenia przelewów, umowy itp. Możliwe akcje:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia,
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 




Do zakładki OCR i weryfikacja automatycznie przenoszone są dokumenty, które zostały zaakceptowane jako dokument księgowy.  System przetwarza dokument i odczytuje dane. Informacje jakie udało się przetworzyć zostają wprowadzone do szablonu faktury. Proces OCR może potrwać kilka minut, dlatego od razu nie można przystąpić do ich księgowania.  

W zakładce OCR i weryfikacji po najechaniu na dokument możliwe są akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Duplikat - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone,
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



W zakładce Odrzucone znajdują się faktury, które zostały oznaczone jako Duplikat w zakładce OCR i weryfikacja oraz faktury, które zostały wprowadzone do eSegregatora kolejny raz. Możliwe akcje na dokumentach:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Potwierdź odrzucenie - powoduje zatwierdzenie pliku jako odrzucony.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 



W zakładce Kosz będą widoczne dokumenty, na których została wybrana opcja Skasuj. Dokumenty będą widoczne w koszu przez 60 dni. Po tym czasie dokumenty zostaną usunięte z kosza. Dostępne są akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Przywróć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.


W zakładce Wszystkie są widoczne wszystkie dokumenty, które znajdują się w eSegregatorze (z wyjątkiem dokumentów w koszu). Możliwe akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



Zaksięgowanie skanów

Po zakończonym procesie odczytywania danych w folderze OCR i weryfikacja system przeniesie automatycznie skan do folderu Dokument księgowe z którego będzie możliwość zaksięgowania dokumentu. 

W tym celu na wybranym skanie należy kliknąć przycisk Wprowadź. 




Na ekranie po lewej zostanie wyświetlony skan dokumentu natomiast po prawej uzupełniony szablon faktury.





Po zweryfikowaniu wszystkich danych należy wybrać przycisk zapisz i zaksięguj, spowoduje to zapisanie dokumentu w zakładce Faktury kosztowe i uwzględnienie go w odpowiednich rejestrach.