Przed zaksięgowaniem kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu w działalności gospodarczej należy w zakładce Księgowość online/Podsumowanie dodać oraz zdefiniować pojazd.
Wprowadzanie samochodu w systemie Moja księgowa ELZAB to nie tylko uzupełnienie numeru rejestracyjnego. Poprawne zdefiniowanie parametrów będzie mieć wpływ na właściwe wyliczenia faktur lub pozycji na fakturze przypisanych do danego pojazdu.
W celu dodania pojazdu należy przejść do Księgowość online/Podsumowanie i w lewym dolnym rogu kliknąć przycisk Pojazdy.
Następnie kliknąć przycisk Dodaj pojazd.
Zdefiniować w systemie można takie rodzaje samochodów jak:
- samochód służbowy ( ujęcie w KPIR w 75%)
- samochód prywatny ( ujęcie w KPIR w 20%)
Pozycje, które należy uzupełnić to:
- Numer rejestracyjny - pozycja, po której identyfikowany jest pojazd
- Opis samochodu - określenie marki i modelu
- Typ samochodu - definiuje sposób rozliczania VAT, dostępne opcje: osobowy, homologacja ciężarowa, ciężarowy
- Własność - określenie stanu prawnego pojazdu i związanym z nim typem rozliczenia (służbowy, prywatny, leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy)
- Pojemność silnika (w cm3) - należy ustawić np. 2000 cm3
Dodatkowo:
- Numer środka trwałego - dla własności służbowy
- Kwota dotychczasowych kosztów ujętych w KPiR - dla własności prywatny, uzupełniamy jeśli przeniesienie danych z poprzedniego systemu
- Kwota kosztów wynikająca z dokumentów - dla własności prywatny, uzupełniamy jeśli przeniesienie danych z poprzedniego systemu
- Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu - dla własności prywatny, uzupełniamy jeśli przeniesienie danych z poprzedniego systemu
- Numer umowy leasingowej - dla własności leasing, wynajem długoterminowy - spełnione warunki leasingu, wynajem długoterminowy i krótkoterminowy
- Wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej - zaznaczenie parametru dla samochodu osobowego powoduje odliczenie 100% VAT od paliwa dla powiązanego pojazdu, w przeciwnym wypadku odliczane jest 50%
W celu zaksięgowania faktury za paliwo należy:
- Przejść do zakładki Koszty/Faktury kosztowe
- Wybrać przycisk Dodaj wydatek
- Z dostępnej listy wybrać szablon Stacja benzynowa
- w polu kategoria Paliwo do samochodu kliknąć w zielona ikonę
- wybrać samochód z listy
Następnie standardowo uzupełnić uzupełnić dokument i zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zaksięguj
W przypadku pojazdu służbowego wykorzystywanego nie tylko do celów działalności gospodarczej koszty będą księgowały się następująco: 50% w Rejestrze VAT i 75% w KPIR np. Wydatek wynosi 100 zł netto:
w Rejestrze VAT ujęte będzie 50% x 23 zł = 11,50
w KPIR ( 100 zł netto + 11,50) x 75%= 83,63
Samochód prywatny natomiast ujmowany będzie w 20% w KPIR oraz w 50% w Vacie